Metodología que se recomienda implementar en las oficinas para el manejo de la información y la documentación

Metodología que se recomienda implementar en las oficinas para el manejo de la información y la documentación

Según el archivista Jhon Fredy González, la información que a diario se trabaja en las oficinas hace parte del fondo documental, que año tras año va haciendo la acumulación de información y si no se le da un adecuado manejo desde la producción, esta información al futuro no va a prestar ninguna utilidad, y, por el contrario, va a ser un almacenamiento algunas veces inútil dentro de lo que es la función de los documentos dentro de las entidades o empresas.

A través de las técnicas archivísticas un funcionario público y, en general cualquier persona que maneje un documento, debe estar acorde al manejo integral de los datos que allí se consignan; desde la misma escogencia del tamaño del papel influye para saber en qué tipo de carpeta se debe guardar el documento, cómo se debe legajar para llevarlo a una unidad documental y cómo darle el tratamiento dentro de su conservación preventiva; es decir, si el documento es doblado, guardado en AZ, tiene dimensiones diferentes a las convencionales, por ejemplo planos o tiene unas consideraciones a nivel de técnicas archivísticas.

Por otra parte, se debe generar una cultura administrativa enfocada al manejo estructurado de la información. Desde la misma creación de los documentos, en cada puesto de trabajo esta se debe elaborar con base en el cuadro de clasificación de documentos y de la tabla de retención documental, que es la que le permite a una entidad tener una estructura básica para el manejo de su información; es decir, la creación de agrupaciones documentales ,que en el argot archivístico se conocen como la series documentales, parten de cada una de las funciones que desarrollan los funcionarios en las entidades y de ahí la necesidad de que estandaricen formatos y plantillas para elaborar la documentación y que así mismo lo que se consigna en expedientes tenga un modelo único a elaborarse, lo que permitirá hacia un futuro generar sistemas de gestión de documentos electrónicos normalizados, lo que quiere decir que se podrán utilizar métodos de búsqueda uniformes para la documentación y métodos de recuperación a través de los metadatos.

Según este experto, es necesario crear hábitos enfocados a los principios básicos de lo que actualmente se denomina gestión documental, que tiene que ver con la creación específica de la información que realmente se requiere en las oficinas y que se haga una diferenciación entre lo que son los documentos de archivo y los documentos de apoyo.

Los primeros (de archivo) son los que van reflejados en una tabla de retención y van a estar debidamente inventariados y estructurados para que hagan parte de un sistema. Todos los demás son considerados documentos de apoyo, los cuales cumplen una función preliminar y de ayuda para tener consolidada una información que posiblemente ayudará a construir esos documentos finales de archivo. Con base en eso se busca dentro de los mecanismos de clasificación de información que el funcionario identifique de manera práctica cuáles son los documentos que realmente le sirven a la entidad y cuáles son los que se deben descartar en el quehacer diario. Los que son de apoyo sirven para desarrollar las funciones y actividades y los de archivo son los que quedan como memoria y evidencia de los trámites que se hacen dentro de las entidades.

Por esa razón. la labor del funcionario público es esencial para que los archivos tengan una utilidad hacia el futuro y tengan una visibilidad dentro de la gestión pública y la administración pública en general.

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